Assurance Foires, Salons & Congrès

Les sites d'accueil (parcs, palais des congrès, centres de conférences) exigent presque tous une attestation avant la signature de la convention d'occupation. Trois points sont regardés : le montant de garantie pour les dommages corporels, souvent un plancher fixé par le site ; la garantie des dommages aux biens confiés, c'est-à-dire le bâtiment, les sols, les structures et le matériel que vous occupez ; et la mention explicite de l'activité d'organisation d'événements recevant du public, avec les dates ou la période couverte. Faites relire les clauses d'assurance de la convention par votre courtier avant de signer : c'est là que se cachent les renonciations à recours et les montants imposés.

Cela dépend de qui a contracté avec le standiste. Si l'exposant l'a choisi et payé directement, sa propre responsabilité est engagée en premier — d'où l'intérêt d'exiger son attestation RC. Mais votre responsabilité d'organisateur peut être recherchée en parallèle : vous avez la maîtrise du site, vous validez les plans de stand, vous contrôlez les hauteurs, les charges suspendues et les dégagements. Un juge regardera si vous avez fait ce qu'il fallait pour vérifier. Votre RC Pro intervient alors, et votre assureur exercera un recours contre le standiste et son assureur. C'est pour cela que le contrôle documentaire des exposants n'est pas de l'administratif : c'est votre défense.

Non, et c'est la confusion la plus fréquente dans ce métier. La RC Pro indemnise les tiers que vous avez lésés, pas vos propres pertes. Si un salon est annulé pour intempérie, défaillance du site, grève des transports ou décision administrative, les frais engagés et le chiffre d'affaires perdu relèvent d'un contrat Annulation d'événement, souscrit événement par événement ou en programme annuel. En revanche, si l'annulation vous vaut d'être attaqué par des exposants pour manquement contractuel, la question du remboursement des droits d'inscription reste un débat contractuel, souvent exclu ou fortement encadré : vos conditions générales de participation sont votre première protection.

Oui, dès que vous vendez ou proposez à la vente des prestations de voyage : transport, hébergement, transferts, excursions pour les congressistes. Vous relevez alors du régime des opérateurs de voyages et de séjours, avec immatriculation, garantie financière destinée au rapatriement et au remboursement des clients, et une assurance de responsabilité civile professionnelle obligatoire au titre de cette activité. Un congrès purement scientifique, sans package de séjour vendu par vos soins, n'y est pas soumis. La frontière se joue sur ce que facture votre société : orienter vers un hôtel n'est pas la même chose que vendre une nuitée dans votre inscription.

C'est un dommage immatériel, et c'est précisément le sinistre le plus fréquent du métier. Il n'est pris en charge que si votre contrat comporte la garantie des immatériels non consécutifs, c'est-à-dire indépendants de tout dommage corporel ou matériel — un emplacement non livré, un plan erroné, une signalétique absente. Beaucoup de contrats standards la sous-limitent lourdement, parfois à quelques dizaines de milliers d'euros par sinistre. Vérifiez ce sous-plafond, il est souvent le vrai niveau de votre couverture. Et bornez la réparation dans vos conditions de participation : plafonnement au montant du droit d'inscription, exclusion des pertes de chiffre d'affaires indirectes.

Les deux existent. Une police événementielle ponctuelle couvre une manifestation datée, du montage au démontage, et convient à une structure qui produit rarement. Un contrat annuel couvre toute votre activité d'organisateur, y compris les phases de démarchage, de conseil aux exposants et de préparation, souvent douze à dix-huit mois avant l'ouverture — période pendant laquelle une faute peut déjà être commise. Attention si vous alternez : la RC Pro fonctionne le plus souvent en base réclamation, avec une reprise du passé et une garantie subséquente après résiliation. Une année sans contrat ouvre un trou de couverture sur les salons précédents. C'est un contrat professionnel : pas de rétractation de 14 jours, pas de loi Hamon, résiliation à l'échéance annuelle avec deux mois de préavis, ou en cours d'année en cas de changement de situation modifiant le risque.