Cabinet d'analyse transactionnelle : 7 obligations du local

Dès lors que vous recevez un client dans un local, vous accueillez du public. Le cabinet d'un praticien en analyse transactionnelle, même limité à deux fauteuils, une bibliothèque et un coin d'attente, relève donc de la réglementation des établissements recevant du public (ERP), le plus souvent en 5e catégorie compte tenu du faible effectif accueilli. Le type et la catégorie ne se décident pas seul dans son coin : ils sont retenus par le service instructeur de la commune et, le cas échéant, examinés par la commission de sécurité compétente.

Trois conséquences très concrètes en découlent pour la pièce où vous travaillez :

• L'accessibilité aux personnes handicapées, posée par la loi du 11 février 2005 : soit le local est accessible, soit une dérogation a été accordée. Une dérogation ne s'obtient jamais par défaut ni par le silence : elle se demande et se motive (impossibilité technique, contrainte liée à la conservation du bâti, disproportion manifeste entre le coût et l'activité).
• Le registre public d'accessibilité, obligatoire dans tout ERP depuis 2017, tenu à disposition du public à l'endroit où vous accueillez. Il décrit ce qui est accessible, ce qui ne l'est pas, et les modalités d'accueil que vous avez prévues.
• Le registre de sécurité, dans lequel sont consignées les vérifications réalisées, les travaux, les consignes et les incidents.

Si votre cabinet est situé dans un immeuble collectif, la frontière compte plus que tout : les parties communes (escalier, hall, éclairage de sécurité) relèvent du propriétaire ou du syndic, votre local relève de vous. Lors d'un contrôle comme lors d'un sinistre, c'est précisément cette frontière que l'on vous demandera de tracer, pièces à l'appui.

Le prix de vos séances doit être porté à la connaissance du client avant la prestation : c'est l'obligation générale d'information sur les prix des prestations de services, posée par l'arrêté du 3 décembre 1987 relatif à l'information du consommateur sur les prix, toujours en vigueur. Son article 13 impose un document unique listant vos prestations et leur prix, exposé à la vue du public et parfaitement lisible depuis l'endroit où la clientèle est habituellement reçue : c'est l'affichage intérieur qui vous incombe. L'affichage lisible depuis l'extérieur n'est exigé que selon des modalités fixées par arrêtés sectoriels (coiffure, restauration, auto-écoles, dépannage automobile), qui ne visent pas les cabinets de praticiens : le rappeler sur votre site relève de la bonne pratique, pas d'une obligation. S'y ajoute la remise d'une note écrite dès 25 € TTC, et en dessous à la demande du client (arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 relatif à la publicité des prix de tous les services). La signalisation de l'interdiction de fumer et de vapoter, prévue par le décret du 15 novembre 2006, doit être apparente dès l'entrée du local.

Côté incendie, un cabinet de consultation reste un local à faible charge calorifique, mais le minimum est attendu : un extincteur adapté, accessible, vérifié chaque année par un professionnel, un dégagement libre de tout stockage, des consignes affichées. Rien ne vous interdit d'empiler des cartons d'archives derrière la porte du couloir, sauf la réglementation applicable aux ERP et, très concrètement, votre assureur le jour où le feu part du tableau électrique.

Si vous recevez dans une pièce de votre logement, deux régimes se superposent et l'un des deux est régulièrement ignoré. La partie habitation doit être équipée d'un détecteur avertisseur autonome de fumée (loi du 9 mars 2010, obligation effective depuis 2015). Surtout, recevoir de la clientèle dans un logement n'est pas un droit acquis : dans les communes soumises à autorisation de changement d'usage, la réglementation du Code de la construction et de l'habitation encadre strictement cette possibilité, le règlement de copropriété peut contenir une clause d'habitation bourgeoise, et un bail d'habitation ne vaut jamais autorisation d'exercer. Ces trois points se vérifient avant la première séance, pas après le premier courrier du syndic.

Beaucoup de praticiens mélangent trois registres très différents : ce que la loi impose, ce que le contrat exige comme condition de garantie, et ce qui relève de la simple bonne pratique professionnelle. Les conséquences d'un manquement ne sont pas du tout les mêmes.

La logique tient en une phrase : une obligation légale non tenue vous expose d'abord à une sanction administrative, une exigence d'assureur non tenue vous expose directement à une indemnité réduite ou refusée.

Un questionnaire de multirisque professionnelle porte sur le local bien plus que sur votre pratique. Les éléments réellement examinés sont toujours les mêmes : l'adresse et la nature du bâtiment, l'étage (un cabinet de plain-pied sur rue n'est pas coté comme un troisième étage sans ascenseur), la surface exploitée, votre statut d'occupation (propriétaire, locataire, sous-locataire, convention d'occupation précaire), la présence d'une vitrine, et surtout l'activité des locaux voisins. Un cabinet situé au-dessus d'une friteuse professionnelle ou d'un atelier n'a pas le même profil incendie qu'un cabinet dans un immeuble de bureaux.

Viennent ensuite les moyens de protection contre le vol, qui ne sont pas des conseils mais des conditions de garantie inscrites aux conditions particulières : serrure de sûreté multipoints sur la porte donnant sur les parties communes ou la voie publique, protection des ouvrants accessibles de plain-pied, alarme au-delà d'un certain montant de capitaux mobiliers. Si le contrat mentionne ces moyens et qu'ils n'étaient ni installés ni en service au moment de l'effraction, l'indemnité peut être réduite, voire refusée.

Un point passe presque toujours inaperçu : la clause d'inoccupation. Beaucoup de contrats limitent ou suspendent la garantie vol lorsque le local reste fermé au-delà d'une durée continue, souvent de l'ordre de trente à soixante jours selon les contrats. Un cabinet fermé tout l'été, entre les vacances et une reprise mi-septembre, entre exactement dans ce cadre. Lisez la durée retenue par votre contrat, elle n'est pas la même partout.

Enfin, la déclaration du risque est un exercice de précision, pas de mémoire approximative. L'article L.113-2 du Code des assurances impose de déclarer exactement les circonstances qui permettent d'apprécier le risque. Une fausse déclaration intentionnelle entraîne la nullité du contrat (article L.113-8) ; une inexactitude non intentionnelle, découverte après sinistre, entraîne une réduction de l'indemnité dans le rapport des primes (article L.113-9). Déclarer 20 m² quand on occupe 45 m² avec une salle de groupe, c'est ouvrir cette porte-là.

Le mobilier d'un cabinet paraît modeste tant qu'on ne le chiffre pas. Additionnez : deux ou trois fauteuils confortables, un canapé, un tapis, l'éclairage indirect, les rideaux, les plantes, la table basse, les rangements fermant à clé. Vous êtes déjà, à titre d'ordre de grandeur, entre 3 000 et 8 000 € de mobilier selon le niveau de finition, et ces montants ne sont que le point de départ.

Il faut y ajouter ce qui est propre à votre pratique et rarement déclaré :

• La bibliothèque professionnelle : ouvrages fondateurs et contemporains d'analyse transactionnelle, revues, actes de congrès, manuels de supervision. Souvent plusieurs centaines d'ouvrages, dont certains épuisés et introuvables en neuf.
• Les supports de travail : paperboard, tableau, jeux de cartes et supports projectifs, matériel de mise en situation, coussins et matériel de travail corporel utilisés en groupe.
• L'informatique : ordinateur portable, écran, casque et webcam pour les séances à distance, imprimante. Le matériel nomade n'est fréquemment garanti hors du local qu'en option, et toujours avec un plafond spécifique.
• Les archives papier : dossiers, contrats de travail thérapeutique, notes de séance, attestations. La garantie de reconstitution de documents et d'archives est presque systématiquement sous-limitée à un montant forfaitaire.

Deux mécanismes méritent d'être vérifiés ligne à ligne. D'abord la valeur retenue : le rééquipement à neuf est généralement limité dans le temps et à un pourcentage de vétusté, au-delà duquel l'indemnité est calculée en valeur d'usage. Ensuite les exclusions classiques : espèces en caisse, objets de valeur au-delà d'un plafond, et surtout le vol commis sans effraction, sans violence ni escalade, qui n'est pas couvert par la plupart des contrats.

Un dernier point, spécifique à votre métier : vos notes de séance portent sur la santé psychique de vos clients, ce sont des données sensibles au sens du RGPD. Le vol d'un ordinateur portable ou d'un classeur de dossiers constitue une violation de données personnelles, à notifier à la CNIL dans les 72 heures (article 33 du RGPD), et à communiquer aux personnes concernées lorsque le risque est élevé (article 34). Un meuble fermant à clé et un disque chiffré ne relèvent pas du confort : ils réduisent la portée de l'incident.

Le premier réflexe est chronométré. L'article L.113-2 du Code des assurances fixe un délai de déclaration qui ne peut être inférieur à cinq jours ouvrés pour un sinistre courant, ramené à deux jours ouvrés en cas de vol. En catastrophe naturelle, le régime des articles L.125-1 et suivants s'applique avec un délai propre, plus long, qui court à compter de la publication de l'arrêté. Pour un vol, le dépôt de plainte est à faire immédiatement : il conditionne l'ouverture du dossier chez la quasi-totalité des assureurs.

Le dégât des eaux est, en cabinet, le sinistre le plus fréquent, et il obéit à un circuit particulier. Depuis le 1er juin 2018, la convention IRSI organise entre assureurs adhérents le traitement des dégâts des eaux et incendies survenus en immeuble : un assureur gestionnaire unique, en principe celui de l'occupant du local sinistré, donc le vôtre, pilote le dossier, organise la recherche de fuite et indemnise, avant tout partage entre compagnies. Attention à une limite peu connue : pour un local à usage professionnel, la convention ne joue qu'en tranche 1, c'est-à-dire jusqu'à 1 600 € HT de dommages matériels et frais afférents par local. La tranche 2, de 1 600 à 5 000 € HT, exclut expressément les locaux autres que d'habitation et les locaux mixtes dès lors que le sinistre naît dans la partie professionnelle ou l'affecte. Au-delà de 1 600 € HT dans un cabinet, on revient donc au droit commun : expertise, responsabilités et recours classiques. Cette convention n'est pas une loi et ne vous est pas opposable : elle règle les rapports entre assureurs et ne vous prive d'aucun de vos droits contractuels ni de votre recours de droit commun.

Deux règles gouvernent ensuite l'indemnité. L'article L.121-1 pose le principe indemnitaire : l'assurance répare, elle n'enrichit pas. Et l'article L.121-5 applique la règle proportionnelle de capitaux lorsque la valeur déclarée est inférieure à la valeur réelle : si vous avez déclaré 8 000 € de contenu pour un cabinet qui en vaut 16 000, l'indemnité d'un sinistre partiel de 4 000 € sera ramenée à environ 2 000 €. Cet exemple chiffré est une illustration du mécanisme, pas un barème.

Pensez enfin à la suite immédiate : ce qui coûte le plus cher à un praticien seul n'est pas toujours le mobilier détruit, c'est l'impossibilité de recevoir pendant six semaines. Vérifiez la présence de frais supplémentaires d'exploitation ou d'une indemnité de relocalisation temporaire, ainsi que le délai de carence et la franchise associés. Et conservez vos factures, votre inventaire photographique et vos rapports de vérification ailleurs que dans le cabinet : dans un incendie, la preuve brûle avec les biens.

Votre contrat de cabinet est un contrat professionnel, souscrit pour les besoins de votre activité. Deux dispositifs souvent invoqués ne s'appliquent donc pas : la résiliation infra-annuelle dite loi Hamon, réservée aux contrats souscrits hors activité professionnelle, et le droit de rétractation de quatorze jours en cas de souscription à distance, réservé lui aussi au non-professionnel. Les citer sert surtout à les écarter avant qu'ils ne fassent perdre du temps.

Le régime réellement applicable tient en quatre articles du Code des assurances :

• Article L.113-12 : résiliation à l'échéance annuelle, moyennant un préavis de deux mois. Notez la date d'échéance de votre contrat dans votre agenda avec un rappel trois mois avant, c'est le seul moyen fiable de ne pas la manquer.
• Article L.113-16 : en cas de changement de domicile, de changement de profession ou de cessation définitive d'activité, la résiliation est possible hors échéance, dans un délai de trois mois suivant l'événement, avec effet un mois après notification. Un déménagement de cabinet entre dans ce cadre.
• Article L.113-4 : toute aggravation du risque doit être déclarée. Passer d'un bureau de 20 m² à un local avec salle de groupe, installer une kitchenette, prendre un local en rez-de-chaussée sur rue : ce sont des modifications à signaler, pas des détails.
• Article L.113-3 : en cas de non-paiement, une mise en demeure est adressée, la garantie est suspendue trente jours plus tard, et le contrat peut être résilié dix jours après. Un cabinet non garanti pendant quarante jours reste un cabinet ouvert et exposé.

Sur le budget, une multirisque de cabinet pour un praticien seul démarre autour de 12,90 € par mois à titre d'ordre de grandeur, jamais comme un tarif garanti : le prix dépend de la surface, des capitaux mobiliers déclarés, de la nature de l'immeuble, de l'étage, des moyens de protection et de la tenue ou non de groupes. Comparer se fait à garanties, plafonds et franchises identiques, pas à mensualité identique.