Assurance Photocopie & Reprographie

Vous répondez des documents que l'on vous remet : vous devez les restituer dans l'état où vous les avez reçus, et un acte, un plan ou une photo irremplaçable engage votre responsabilité sans qu'il faille prouver une faute lourde. Attention, ce poste s'appelle « biens confiés » : il est très souvent exclu du socle de la RC Pro et doit être demandé en extension, avec son propre plafond et sa propre franchise. Vérifiez ce plafond avant d'accepter un lot d'archives. Une décharge affichée au comptoir n'efface pas la responsabilité, elle peut seulement en encadrer le montant.

C'est le point à vérifier ligne par ligne. Un dossier écarté ou un marché perdu est un dommage immatériel non consécutif : aucune chose n'a été détruite, seule une perte financière existe. Beaucoup de contrats d'entrée de gamme ne garantissent que l'immatériel consécutif, c'est-à-dire la perte qui suit un dommage matériel couvert. Or, dans la reprographie, c'est exactement l'inverse qui arrive. Exigez que la garantie « dommages immatériels non consécutifs » figure au tableau, avec un plafond cohérent avec la taille des dossiers que vous traitez.

Vous traitez des données pour le compte de vos clients : le RGPD vous impose un contrat de sous-traitance écrit et des mesures de sécurité, dont l'effacement des mémoires internes des copieurs avant reprise ou revente. En cas de fuite, le client doit notifier la CNIL sous 72 heures s'il y a un risque, et il se retournera vers vous. La RC Pro peut indemniser le préjudice subi par le client ou les personnes concernées et financer votre défense. En revanche, une amende administrative prononcée contre vous n'est pas assurable ; les frais de notification et d'expertise relèvent d'une extension cyber.

Reproduire une œuvre protégée sans autorisation expose à une action en contrefaçon de l'auteur ou de l'éditeur, et le donneur d'ordre ne vous met pas à l'abri. Une reproduction isolée faite de bonne foi sur demande d'un client peut relever de votre garantie si le contrat vise la contrefaçon involontaire. Une reprographie organisée hors contrat de reproduction, elle, ne sera jamais prise en charge : la faute intentionnelle ou dolosive de l'assuré n'est pas garantie (article L.113-1 du Code des assurances). Régularisez vos droits de reproduction et faites signer au client une mention de responsabilité sur le contenu.

Non. La photocopie et la préparation de documents ne sont pas une profession réglementée : aucune loi ne vous impose de souscrire une RC Pro, contrairement au bâtiment, à la santé, au courtage ou à l'expertise comptable, qui ont une obligation d'assurance. En pratique, la question ne se pose pas longtemps : administrations, collectivités, écoles, cabinets d'avocats et de notaires, marchés publics et contrats-cadres réclament l'attestation RC Pro avant d'ouvrir un compte fournisseur, parfois avec un plafond minimum imposé. Il faut donc distinguer l'obligation légale, l'exigence d'un donneur d'ordre et la simple bonne pratique.

Oui, prévenez-le. Toute nouvelle activité (numérisation sur site, grand format, mise sous pli, destruction de documents) doit être déclarée : une activité absente des conditions particulières risque de ne pas être garantie le jour du sinistre. Ce changement de situation permet d'ajuster le contrat, et peut ouvrir un droit de résiliation (article L.113-16 du Code des assurances). Rappel utile : un contrat professionnel n'ouvre ni délai de rétractation de 14 jours ni résiliation infra-annuelle type loi Hamon. Pour changer d'assureur, il faut résilier à l'échéance annuelle avec un préavis de deux mois (article L.113-12).