Tout a brûlé : comment prouver ce que vous aviez, et ce que ça valait ?

Un incendie qui détruit un atelier, un local commercial ou un entrepôt ne détruit pas seulement des biens : il détruit presque toujours, dans le même mouvement, la preuve de leur existence. Classeurs de factures, bons de livraison, registre d'inventaire, poste informatique de la comptabilité, sauvegardes rangées dans le bureau du fond : tout part avec le reste. C'est à cet instant que le dirigeant découvre une réalité juridique désagréable.

Celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver. L'article 1353 du Code civil fait peser sur l'assuré — et non sur l'assureur — la démonstration de l'existence et de la valeur des biens détruits.

La bonne nouvelle : cette preuve est libre. Le Code civil admet la preuve par tout moyen hors des cas où la loi en dispose autrement (article 1358), et à l'égard des commerçants les actes de commerce se prouvent par tous moyens (article L.110-3 du Code de commerce). Photos, relevés bancaires, duplicata fournisseurs, fichier des immobilisations, attestations : tout peut être versé au dossier.

La mauvaise nouvelle : l'expert n'apprécie pas les pièces une par une, il apprécie la cohérence de l'ensemble. Un faisceau d'indices solide se construit à froid, dans les mois qui précèdent le sinistre. Il ne s'improvise jamais trois semaines après.

Une multirisque professionnelle ne se contente pas de promettre une indemnité : elle conditionne son versement à la production de justificatifs. Le Code des assurances pose le principe côté garantie (l'assureur répond des dommages causés par conflagration, embrasement ou simple combustion — article L.122-1 — ainsi que des dommages causés par les secours et les mesures de sauvetage — article L.122-2), et le contrat pose les exigences côté assuré.

Attention à la distinction : la garantie relève du contrat, mais l'obligation de déclarer relève de la loi. L'article L.113-2 du Code des assurances impose de déclarer le sinistre dans le délai fixé par le contrat, qui ne peut être inférieur à cinq jours ouvrés (deux jours ouvrés en cas de vol). Une déchéance pour déclaration tardive n'est opposable que si elle est stipulée au contrat et si l'assureur établit que le retard lui a causé un préjudice ; elle est écartée en cas de cas fortuit ou de force majeure.

Toutes les pièces ne se valent pas devant un expert. Certaines emportent la conviction seules, d'autres n'ont de valeur qu'en appui. Connaître cette hiérarchie permet de savoir ce qu'il faut sécuriser en priorité.

Retenez la règle empirique : une facture prouve, une photo confirme, une attestation complète. Un dossier qui ne repose que sur des photos non datées se négocie ; un dossier adossé à la comptabilité s'impose.

Rien de ce qui suit n'est une obligation légale d'assurance. Il s'agit d'une méthode de bonne pratique, qui s'appuie sur des obligations que vous avez déjà par ailleurs.

• Adossez-vous à l'inventaire comptable. Le Code de commerce impose de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments d'actif et de passif (article L.123-12). Cet inventaire annuel est le socle naturel de votre inventaire d'assurance : il est daté, régulier et opposable.
• Tenez un fichier des immobilisations exploitable. Une ligne par machine : désignation, marque, numéro de série, date d'acquisition, prix HT, fournisseur, référence de facture. C'est le document que l'expert lira en premier.
• Filmez, ne vous contentez pas de photographier. Une vidéo continue, pièce par pièce, tiroir par tiroir, commentée à voix haute, établit à la fois l'existence et l'implantation des biens. À refaire une fois par an et après chaque investissement significatif.
• Datez de façon opposable. Un horodatage électronique qualifié, un envoi recommandé électronique à vous-même, ou un dépôt chez votre expert-comptable valent bien mieux qu'un fichier posé sur un disque dur. Le Code civil reconnaît par ailleurs à la copie fiable la même force probante que l'original (article 1379), les conditions techniques de cette fiabilité ayant été précisées par décret en 2016 ; la norme NF Z42-013 encadre les systèmes d'archivage électronique.
• Stockez hors des murs. Une sauvegarde conservée dans le local assuré n'est pas une sauvegarde. Cloud, coffre-fort numérique, copie chez le cabinet comptable : au moins deux emplacements distincts, dont un hors site.
• Conservez longtemps. Dix ans pour les documents comptables et leurs pièces justificatives (article L.123-22 du Code de commerce), six ans au titre du droit de contrôle de l'administration fiscale (article L.102 B du Livre des procédures fiscales). La généralisation de la facturation électronique, dont la réception s'impose à toutes les entreprises à compter du 1^er septembre 2026, produira mécaniquement un archivage centralisé de vos factures d'achat : un appui de preuve à ne pas négliger.

Une menuiserie de six salariés subit un incendie partiel. L'entreprise chiffre spontanément son préjudice matériel à 140 000 €. Son contrat prévoit un capital « matériel et outillage » de 180 000 €, jamais réévalué depuis six ans, et une franchise de 1 500 €. L'expert reconstitue la valeur réelle du parc au jour du sinistre à 260 000 €.

Premier écart : 20 500 € perdus faute de preuves. Second écart, plus lourd : la sous-assurance. La valeur réelle (260 000 €) excédant le capital garanti (180 000 €), la règle proportionnelle de capitaux de l'article L.121-5 du Code des assurances s'applique, sauf convention contraire. Le coefficient est de 180 000 / 260 000 ≈ 0,69.

Indemnité : 119 500 € × 0,69 ≈ 82 731 €, dont il faut déduire la franchise de 1 500 €, soit 81 231 € versés contre 140 000 € demandés — près de 59 000 € d'écart.

Avec un inventaire annuel horodaté, un fichier des immobilisations tenu à jour et un capital réévalué à 260 000 €, le même sinistre aurait été indemnisé à hauteur de 138 500 €. Le coût du dispositif de preuve ? Deux demi-journées par an. Les ateliers et les entrepôts, où le parc machines évolue vite, sont les premiers concernés.

Six situations reviennent systématiquement dans les dossiers difficiles.

• La sauvegarde restée sur place. Le serveur, le NAS et le classeur d'origine brûlent ensemble. Sortez au minimum une copie des murs.
• Le capital figé. Vous avez investi, embauché, agrandi ; les conditions particulières, elles, n'ont pas bougé. C'est la première cause d'application de la règle proportionnelle. Une revue annuelle des capitaux, à l'arrêté des comptes, suffit à l'éviter.
• Le matériel en crédit-bail ou en location financière. Le bien appartient au bailleur, mais le contrat de financement met généralement l'obligation d'assurance à la charge du preneur. Vérifiez qui est bénéficiaire de l'indemnité et que le bien figure bien dans les capitaux déclarés.
• Les biens confiés par les clients. Véhicules, machines en réparation, vêtements, matériel en dépôt : ils ne sont pas couverts par la garantie « contenu » classique et supposent une extension dédiée, avec un registre de dépôt tenu à jour.
• Le pic de stock non déclaré. Un commerce saisonnier peut tripler son stock avant les fêtes. Certains contrats prévoient une clause d'ajustement automatique sur période définie : vérifiez vos conditions particulières.
• La tentation de l'arrondi généreux. Majorer un poste que l'on ne peut pas justifier fragilise tout le dossier. Une exagération frauduleuse du sinistre peut, lorsque le contrat le prévoit, entraîner la déchéance de la garantie — et exposer, dans les cas les plus graves, à des poursuites pénales. La précision protège mieux que l'optimisme.

Un dernier réflexe : pensez à la preuve numérique. Fichiers clients, plans, devis en cours, comptabilité — leur reconstitution a un coût, parfois couvert par une garantie « reconstitution de médias » ou par un contrat cyber.

La qualité du dossier constitué en amont ne dispense pas de respecter une séquence précise.

• J+0 à J+5 : déclaration à l'assureur ou au courtier, dans le délai fixé par le contrat (au minimum cinq jours ouvrés, deux jours ouvrés en cas de vol — article L.113-2). Une déclaration sommaire mais dans les temps vaut mieux qu'un dossier complet hors délai.
• Immédiatement : mesures conservatoires. Ne jetez rien avant le passage de l'expert. Photographiez les décombres, conservez les débris identifiables (plaques signalétiques, carcasses de machines, numéros de série), relevez les compteurs.
• Dans les jours suivants : rédaction de l'état estimatif des biens endommagés. C'est la pièce pivot du dossier : c'est elle que l'expert instruit, ligne à ligne.
• Expertise : votre contrat peut prévoir une clause de tierce expertise en cas de désaccord. Vous pouvez également mandater un expert d'assuré ; certains contrats prévoient une prise en charge de ses honoraires, à vérifier aux conditions particulières.
• Cas particulier de la catastrophe naturelle : le Code des assurances prévoit le versement d'une provision dans les deux mois et de l'indemnité dans les trois mois suivant la remise de l'état estimatif ou, si elle est postérieure, la publication de l'arrêté interministériel (article L.125-2). Les franchises applicables aux biens à usage professionnel sont fixées par arrêté et ne peuvent être rachetées.
• Ne perdez pas de vue les deux ans : les actions dérivant du contrat d'assurance se prescrivent par deux ans (article L.114-1). La prescription est notamment interrompue par la désignation d'experts à la suite du sinistre et par l'envoi d'une lettre recommandée, ou d'un envoi recommandé électronique, avec accusé de réception adressé à l'assureur au sujet du règlement de l'indemnité (article L.114-2).

Un sinistre est aussi un révélateur : si l'événement met au jour une sous-assurance ou des garanties inadaptées, le réexamen de votre multirisque s'impose, avec des capitaux reconstruits sur des bases documentées.