Convention de médiation : les 8 clauses qui sauvent vos honoraires

Pendant longtemps, la médiation a fonctionné sur l'oral et le bonne foi : une lettre de mission de deux pages, un tarif horaire, et c'était parti. Cette époque est révolue. Trois évolutions ont changé la donne.

D'abord, la loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle, dite « J21 », qui a étendu le recours obligatoire à la médiation préalable dans plusieurs contentieux civils et administratifs. La médiation est devenue une étape de procédure, donc un point de friction juridique.

Ensuite, le décret n° 2019-1333 du 11 décembre 2019, dit « décret de réforme de la procédure civile », qui impose des mentions précises pour que la médiation soit valablement opposable au juge (notamment dans la médiation conventionnelle).

Enfin, la loi n° 2021-1729 du 22 décembre 2021 dite « Confiance dans l'institution judiciaire », qui a renforcé l'encadrement déontologique et formalisé l'obligation de transparence sur les honoraires.

Résultat : votre convention de médiation n'est plus seulement un contrat civil entre vous et les parties. C'est aussi un document qui peut être opposé à un juge, à une autorité de contrôle (CCSF pour la médiation de la consommation), voire à votre assureur RC Pro en cas de sinistre. Sa qualité de rédaction détermine la solidité de votre dispositif.

Voici la grille de lecture que nous recommandons. Aucune de ces clauses n'est exotique, mais leur absence ou leur formulation approximative ouvre régulièrement des contentieux.

1. Objet et périmètre de la mission. Délimitez précisément le différend traité. Une formulation trop large (« tous les litiges entre les parties ») expose à ce qu'une partie vous reproche de ne pas avoir traité un point connexe. Trop étroite, elle vous expose à devoir refacturer ou renégocier.
2. Calendrier et durée prévisible. Indiquez une durée indicative (3 mois, 6 mois) et les conditions de prolongation. Une médiation qui s'éternise sans cadre devient une cible commerciale et juridique.
3. Honoraires et facturation. Tarif (horaire, forfaitaire, hybride), facturation des temps de déplacement, des séances annulées, des productions d'écrits. Surtout, prévoyez le sort des honoraires en cas d'échec ou d'interruption. C'est le point de friction n° 1.
4. Suspension et interruption. À quelles conditions une partie peut-elle suspendre ? Combien de temps avant que la médiation soit considérée comme abandonnée ? Quels honoraires sont dus dans ces hypothèses ?
5. Confidentialité et exceptions. Rappelez le principe (article 21-3 de la loi de 1995), listez les exceptions encadrées (intérêt supérieur de l'enfant, ordre public, exécution de l'accord), et fixez les modalités pratiques (engagement écrit des tiers, sort des documents en fin de mission).
6. Données personnelles et RGPD. Mention du responsable de traitement, base légale (consentement et exécution du contrat), durée de conservation, droits des personnes. Ce paragraphe est obligatoire et exposé à la CNIL.
7. Sortie de mission. Conditions de retrait du médiateur (conflit d'intérêts révélé en cours de mission, impossibilité matérielle), conditions de renonciation des parties, sort des documents et des honoraires.
8. Juridiction compétente et droit applicable. Tribunal compétent en cas de litige sur la convention elle-même, droit français applicable. Pour les médiations internationales, choix de la loi et clause d'arbitrage éventuelle.

C'est l'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse. Pour rassurer les parties, certains médiateurs acceptent une clause de type « si la médiation n'aboutit pas à un accord, aucun honoraire n'est dû ». Cette clause est juridiquement valable mais économiquement suicidaire.

D'abord parce qu'elle aligne votre rémunération sur un résultat que vous ne maîtrisez pas (l'accord des parties). Ensuite parce qu'elle vous expose, en cas d'échec, à devoir restituer des honoraires déjà encaissés (si vous facturez à l'avance) ou à ne rien percevoir pour plusieurs séances de travail intense.

La bonne pratique : découpler honoraires et résultat. Vous êtes payé pour conduire le processus, pas pour garantir l'accord. La formulation recommandée tient en quelques lignes.

« Les honoraires sont dus pour le temps effectivement consacré à la mission, quel qu'en soit l'issue. En cas d'interruption de la médiation, les honoraires correspondant aux séances tenues et aux travaux réalisés restent acquis au médiateur, au prorata des prestations réalisées. »

Cette clause, claire et standardisée, désamorce 80% des contestations d'honoraires que nous voyons remonter.

Si vous intervenez en médiation de la consommation (litiges B2C), le cadre est encore plus strict. Les articles L. 611-1 et suivants du Code de la consommation, complétés par le décret n° 2015-1382, imposent :

• Une référence à un médiateur agréé par la Commission d'évaluation et de contrôle de la médiation de la consommation (CECMC). Toute médiation de litige B2C menée hors de ce cadre est nulle.
• La gratuité pour le consommateur (article L. 612-1 du Code de la consommation). Le coût est intégralement supporté par le professionnel.
• Un délai de traitement de 90 jours sauf litige complexe, et un rapport annuel public.
• Une indépendance renforcée : pas de lien capitalistique ni hiérarchique avec le professionnel concerné.

Le non-respect de ce cadre peut entraîner le retrait de l'agrément et une mise en cause directe par le consommateur ou la CECMC. Votre RC Pro doit explicitement viser cette activité si vous l'exercez.

Point souvent négligé : votre assureur va relire votre convention en cas de sinistre. Si elle est mal rédigée, l'assureur peut contester sa propre prise en charge en invoquant :

• Un dépassement du périmètre déclaré à la souscription (ex. vous avez fait de la médiation internationale alors que votre contrat couvre la médiation interne).
• Une absence d'engagement de confidentialité des tiers, considérée comme une faute autonome.
• Une clause d'honoraires défaillante qui transforme le sinistre en litige commercial pur, exclu du contrat.

Trois bons réflexes pour aligner convention et assurance :

1. Faites relire votre modèle de convention par votre courtier ou un avocat tous les deux ans.
2. Déclarez précisément vos domaines à la souscription (familial, entreprise, consommation, international). Une déclaration incomplète peut entraîner une réduction proportionnelle d'indemnité (article L. 113-9 du Code des assurances).
3. Conservez chaque convention signée pendant 10 ans minimum. C'est la durée de prescription civile et la durée minimale d'archivage utile en cas de mise en cause différée.

Pour aligner votre dispositif, consultez notre page dédiée à la RC Pro médiateur et notre guide sur la confidentialité.

Voici des formulations standardisées que vous pouvez intégrer dans votre propre convention, en les adaptant à votre activité réelle. Elles ne remplacent pas un conseil juridique personnalisé, mais elles évitent les pièges les plus fréquents.

Honoraires et facturation.

« Les honoraires du médiateur sont fixés à [X]€ HT par heure / [Y]€ HT par séance. Ils sont dus pour le temps effectivement consacré à la mission, quel qu'en soit l'issue. Les temps de préparation, de déplacement et de rédaction sont facturés au prorata. En cas d'annulation d'une séance moins de 48 heures avant sa tenue, [Z]% du montant prévu reste acquis au médiateur. »

Confidentialité.

« Les parties et le médiateur s'engagent au respect du principe de confidentialité posé par l'article 21-3 de la loi du 8 février 1995. Toute personne assistant aux séances (avocat, expert, traducteur, observateur) signera, préalablement à sa participation, un engagement écrit de confidentialité. Les documents échangés seront détruits ou restitués 12 mois après la clôture de la médiation, sauf accord écrit contraire des parties. »

Sortie de mission.

« Le médiateur se réserve la faculté de mettre fin à sa mission en cas de découverte d'un conflit d'intérêts, de manquement grave aux engagements de l'une des parties ou d'impossibilité matérielle de poursuivre. Les honoraires correspondant aux prestations déjà réalisées restent acquis. »